În lumea afacerilor, transparența și cunoașterea detaliată a partenerilor comerciali sunt esențiale pentru menținerea integrității și pentru asigurarea conformității cu reglementările în vigoare.
Registrul Beneficiarilor Reali, gestionat de instituții precum Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), oferă acces la două tipuri cruciale de documente: situația la zi și raportul istoric. Fiecare dintre acestea servește scopuri diferite și este necesar în momente diferite. În acest articol, vom explora când și de ce să solicităm fiecare dintre aceste documente.
Când să solicitați Situația la zi
1. Înaintea încheierii parteneriatelor sau acordurilor comerciale: Situația la zi oferă o imagine actuală a beneficiarilor reali ai unei companii, fiind esențială când se evaluează potențiali parteneri de afaceri sau se încep negocieri pentru acorduri comerciale.
2. Pentru verificări de conformitate: Organizațiile trebuie să respecte diverse reglementări privind prevenirea spălării banilor și finanțarea terorismului. Obținerea unei situații la zi permite verificarea conformității actuale a partenerilor și clienților cu aceste reglementări.
3. Actualizarea bazelor de date interne: Companiile care țin evidența partenerilor și furnizorilor lor pentru audituri interne sau managementul riscului vor avea nevoie de situația la zi pentru a-și actualiza informațiile.
Când să solicitați Raportul Istoric
1. Evaluarea istoricului de proprietate și control: Raportul istoric este crucial când este necesară o înțelegere profundă a evoluției structurii de proprietate și control al unei entități. Acest lucru poate fi relevant în cazul investigațiilor financiare sau al evaluărilor de risc.
2. Due Diligence aprofundată: În procesele de fuziuni și achiziții sau în alte tranzacții majore, raportul istoric oferă o perspectivă asupra stabilității și fiabilității unei companii, evidențiind eventuale schimbări semnificative în structura de beneficiari reali.
3. Litigii și soluționarea Disputelor: În contextul litigiilor comerciale sau al soluționării disputelor, raportul istoric poate oferi dovezi valoroase privind structura de proprietate și control la momente cheie în trecut.
Alegerea momentului potrivit pentru a solicita fie situația la zi, fie raportul istoric, depinde de scopul specific și necesitățile informaționale ale solicitanților. În timp ce situația la zi este esențială pentru evaluări actuale și verificări de conformitate, raportul istoric este indispensabil pentru analize aprofundate și înțelegerea evoluției unei entități. În ambele cazuri, aceste documente sunt instrumente valoroase în asigurarea transparenței, prevenirea fraudelor și în facilitarea deciziilor informate în lumea afacerilor. Rolul instituțiilor precum ONRC este fundamental în furnizarea accesului la aceste informații esențiale, contribuind astfel la promovarea unui mediu de afaceri sănătos și responsabil.
