Dacă ai o PFA, o întreprindere individuală sau o întreprindere familială și ți s-a cerut „un certificat constatator”, prima întrebare de clarificat nu este de unde îl iei, ci despre care document vorbește cel care ți l-a cerut. În cazul persoanelor fizice autorizate există trei documente distincte care se confundă frecvent între ele, iar dacă aduci documentul greșit, dosarul se întoarce.
Cele trei documente care se confundă
- Certificatul de înregistrare — documentul care identifică PFA-ul în registrul comerțului, cu CUI-ul. Se eliberează o dată, la înființare. Nu este un certificat constatator.
- Certificatul constatator privind declarația pe propria răspundere — documentul pe care ONRC îl emite odată cu înregistrarea sau cu o mențiune și care atestă că s-a înregistrat declarația-tip privind îndeplinirea condițiilor de funcționare. Vine din dosarul de înregistrare.
- Certificatul constatator cu starea la zi — documentul pe care îl comanzi când ai nevoie de el, contra cost, și care arată situația actuală a PFA-ului. Acesta este cel cerut de bănci, de instituții și în dosarele de finanțare.
Al doilea și al treilea se numesc amândouă „certificat constatator”, de unde vine încurcătura. În continuare le luăm pe rând.
Certificatul constatator care se eliberează la înregistrare
Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului prevede că, pentru sediul profesional și, după caz, pentru fiecare sediu secundar, oficiul registrului comerțului eliberează — împreună cu încheierea registratorului și cu certificatul de înregistrare sau de mențiuni — și un certificat constatator care atestă că s-a înregistrat declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare și datele din aceasta.
Concret, acest document confirmă ce ai declarat: sediul profesional sau punctul de lucru, activitățile declarate pentru locul respectiv și modul în care se desfășoară activitatea. Modelul lui este aprobat prin Ordinul ministrului justiției nr. 5307/C/2022.
Ce e important de reținut: acest certificat nu se comandă ulterior. Îl primești în dosar atunci când te înregistrezi sau când depui o mențiune. Dacă l-ai pierdut, discuția este despre eliberarea unui duplicat la oficiul registrului comerțului, nu despre o comandă online.
De asemenea, dacă îți modifici activitățile autorizate, sediul profesional, deschizi puncte de lucru noi sau îți întrerupi temporar activitatea, trebuie depusă o nouă declarație-tip corespunzătoare modificărilor. Formularul oficial este disponibil pe site-ul ONRC, la secțiunea modificarea declarațiilor pe propria răspundere.
Certificatul constatator cu starea la zi, pentru PFA
Acesta este documentul pe care ți-l cere banca atunci când deschizi un cont sau ceri un credit, finanțatorul într-un dosar de fonduri, autoritatea care îți verifică activitățile autorizate sau instanța.
Vestea bună pentru PFA-uri: o PFA are CUI, la fel ca o societate, așa că se comandă exact la fel — pe codul unic de înregistrare. Nu ai nevoie de un serviciu special pentru persoane fizice autorizate. Documentul îți arată datele înregistrării: denumirea, CUI-ul, numărul de ordine în registrul comerțului, forma juridică, sediul profesional, activitățile autorizate cu codurile CAEN, punctele de lucru declarate și starea curentă — în funcțiune, în întrerupere temporară de activitate sau radiată.
Tariful oficial ONRC este de 30 de lei, conform Ordinului ministrului justiției nr. 380/C/2024, iar documentul se eliberează cu semnătură electronică prin serviciul InfoCert, potrivit paginii oficiale a ONRC. Pe această platformă îl comanzi direct cu CUI-ul PFA-ului, fără cont pe portalul ONRC și fără semnătură electronică proprie — vezi pagina de comandă a certificatului constatator.
Ce se schimbă față de o SRL
Structura documentului este aceeași, dar câteva rubrici arată diferit, pentru că o PFA nu are aceeași construcție juridică:
- Capital social — PFA-urile nu au capital social, deci rubrica nu are conținut relevant. Dacă un formular îți cere „capitalul social al PFA-ului”, cel care a redactat cererea a copiat o listă gândită pentru societăți.
- Asociați și administratori — nu există asociați. Figurează titularul PFA-ului, respectiv membrii în cazul întreprinderii familiale.
- Sediu — se numește sediu profesional, nu sediu social.
- Indicatori financiari — PFA-urile nu depun situații financiare anuale în forma societăților, deci nu te aștepta la cei cinci indicatori pe care îi vezi la un SRL.
Aceste diferențe sunt normale și nu înseamnă că documentul este incomplet. Dacă instituția insistă pe o rubrică inaplicabilă, explicația este că îți cere un formular gândit pentru societăți.
Certificatul constatator pe persoană fizică, eliberat pe CNP
Există și o variantă complet diferită: certificatul eliberat pe numele și CNP-ul unei persoane fizice, nu pe CUI. Acesta nu arată situația unei firme, ci ce figurează înregistrat pe persoana respectivă în registrul comerțului — calitatea de titular de PFA, întreprindere individuală sau familială și, după caz, calitatea de asociat, acționar sau administrator în societăți. Se cere de obicei atunci când trebuie să dovedești că nu ai anumite calități, de pildă în dosare de concurs, de finanțare sau de obținere a unor drepturi.
Este util de știut că acest document nu se comandă pe această platformă, pentru că formularul nostru funcționează pe CUI, nu pe CNP. Se solicită direct la ONRC, prin portalul de servicii online myportal.onrc.ro, prin e-mail la adresa de contact publicată de instituție sau la ghișeul oficiului registrului comerțului. Preferăm să îți spunem asta din start decât să plasezi o comandă care nu îți rezolvă problema.
Cum clarifici în 30 de secunde ce îți trebuie
Întreabă instituția care ți-a cerut documentul un singur lucru: pe ce se emite, pe CUI sau pe CNP?
- Pe CUI — este certificatul constatator al PFA-ului, cu starea la zi. Îl comanzi cu CUI-ul și îl primești în câteva minute.
- Pe CNP — este certificatul pe persoană fizică și se obține direct de la ONRC.
- „Cel de la înființare” — este certificatul constatator din dosarul de înregistrare. Caută-l în actele primite la înmatriculare; dacă nu îl găsești, mergi pe duplicat la oficiul registrului comerțului.
A doua întrebare utilă este în ce scop, pentru că scopul se declară în cerere și apare tipărit pe certificat. Un document emis pentru informare generală poate fi respins într-un dosar de finanțare, chiar dacă datele din el sunt corecte.
Cât este valabil
Legislația nu stabilește un termen fix de valabilitate, pentru că documentul atestă starea la momentul emiterii. În practică, băncile și instituțiile publice cer un certificat din ultimele 30 de zile, iar unele licitații și programe de finanțare acceptă maximum 15 zile. Detaliile sunt în articolul despre valabilitatea certificatului constatator ONRC.
Pentru PFA-urile care își schimbă des punctele de lucru sau activitățile autorizate, mai există un motiv practic să ceri un document recent: orice modificare înregistrată ulterior nu apare pe un certificat emis înainte.
Ai nevoie de documentul de la ONRC?
Poți comanda certificatul constatator online direct de pe prima pagină: introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul semnat electronic de ONRC pe e-mail, în circa 3 minute. Fără cont pe portalul ONRC și fără drum la ghișeu.
