Pe certificatul constatator există o rubrică scurtă, de câteva cuvinte, care spune mai mult despre o firmă decât toate celelalte: starea. Dacă verifici un partener înainte de a semna un contract sau de a livra pe credit, este primul lucru la care te uiți. Problema e că denumirile stărilor sunt termeni juridici, iar între „dizolvată” și „radiată” diferența nu e de nuanță.
Ce este, de fapt, starea firmei
Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului definește starea ca fiind informația care reflectă diferitele etape ale existenței unui profesionist. Nu este o apreciere despre cât de bine merge firma și nu are legătură cu profitul sau cu datoriile: este etapa juridică în care se află societatea la momentul respectiv.
Starea se actualizează pe baza înregistrărilor făcute în registrul comerțului, așa că un certificat constatator arată starea din momentul emiterii. Acesta este și motivul pentru care instituțiile cer documente recente: o firmă în funcțiune acum două luni poate fi în insolvență astăzi.
Stările pe care le poți întâlni
În funcțiune
Situația normală: firma există legal și își desfășoară activitatea. Este singura stare în care poți presupune, în mod rezonabil, că ai de-a face cu un partener operațional. Atenție totuși: „în funcțiune” nu spune absolut nimic despre solvabilitate. O firmă poate fi în funcțiune și, în același timp, să aibă datorii mari sau să nu fi depus situații financiare de ani.
În întrerupere temporară de activitate
Firma există, dar activitatea este suspendată, iar suspendarea este declarată la Registrul Comerțului. Legea prevede că, pe perioada întreruperii temporare, se depune o declarație prin care se arată că nu se desfășoară niciuna dintre activitățile ce constituie obiectul de activitate.
Practic: firma nu poate factura activitatea suspendată. Dacă un potențial furnizor sau client se află în această stare, merită o discuție înainte de orice angajament — nu este neapărat un semnal negativ, dar înseamnă că firma nu operează în acest moment.
Dizolvată
A început procesul de încetare a existenței firmei. Dizolvarea este începutul procedurii, nu sfârșitul: societatea încă există juridic, dar a intrat pe traseul care duce spre lichidare și radiere. În această etapă, activitatea se limitează la operațiunile necesare lichidării.
Un contract nou cu o firmă dizolvată este o decizie care trebuie luată în cunoștință de cauză, pentru că partenerul se îndreaptă spre încetarea activității.
În lichidare
Patrimoniul firmei se transformă în bani pentru a acoperi datoriile, iar ce rămâne se distribuie. Firma nu mai urmărește obiectul de activitate, ci închiderea lui. Procesul este descris pe larg în articolul nostru despre lichidarea sau închiderea unei afaceri.
În insolvență
S-a deschis procedura de insolvență: firma nu își poate plăti datoriile la scadență. Insolvența nu înseamnă automat dispariția firmei — poate duce la reorganizare și la revenire — dar înseamnă că orice creanță nouă intră într-o procedură colectivă, cu ordine de preferință stabilită de lege.
Pentru dosarele legate de aceste proceduri, certificatul constatator se cere cu scopul declarat corespunzător, pentru că asta verifică practicienii în insolvență și instanța.
În reorganizare
Firma este în insolvență, dar funcționează pe baza unui plan de reorganizare confirmat, cu scopul redresării. Continuă să opereze, sub supraveghere. Contractele se pot derula, însă în condițiile planului.
În faliment
Etapa în care redresarea nu mai este considerată posibilă, iar activele se valorifică pentru acoperirea creanțelor. Spre deosebire de reorganizare, aici nu mai există perspectiva continuării activității.
Radiată
Firma a fost ștearsă din registrul comerțului și nu mai există ca entitate juridică. Nu mai poate încheia contracte, nu mai poate emite facturi și nu mai are reprezentanți care să o angajeze. Dacă verifici un partener și starea este „radiată”, discuția comercială se oprește aici.
Cum citești corect starea, în trei pași
- Verifică data emiterii documentului. Starea este valabilă la acel moment. Un certificat de acum șase luni nu îți spune nimic despre situația de azi — de aceea instituțiile cer, de regulă, documente din ultimele 30 de zile, iar unele licitații maximum 15.
- Nu confunda starea cu sănătatea financiară. „În funcțiune” nu este o garanție de plată. Pentru o imagine financiară te uiți la indicatorii din situațiile financiare anuale, care apar tot pe certificatul constatator — cinci indicatori din situațiile disponibile.
- Verifică și reprezentanții. O firmă poate fi în funcțiune, dar persoana care semnează contractul să nu mai aibă mandat. Administratorii și puterile conferite sunt pe același document.
Unde vezi starea gratuit și când ai nevoie de document
Starea firmei este una dintre informațiile pe care le poți verifica gratuit în RECOM online, serviciul de consultare al ONRC, împreună cu denumirea, CUI-ul, județul, localitatea și data ultimei înregistrări. Pentru o verificare rapidă, informală, este suficient. Am explicat diferența dintre serviciile ONRC în articolul despre RECOM online, InfoCert și portalul ONRC.
Ce nu îți dă consultarea gratuită este un document. Dacă trebuie să dovedești starea firmei într-un dosar — la bancă, la notar, într-o licitație, într-o instanță sau într-un dosar de finanțare — ai nevoie de certificatul constatator emis de ONRC, cu semnătură electronică. Îl comanzi cu CUI-ul firmei din pagina de comandă a certificatului constatator online, iar starea apare pe document alături de celelalte date oficiale.
De ce merită verificat periodic, nu doar o dată
Starea se schimbă fără să te anunțe nimeni. Un client care plătea corect poate intra în insolvență, iar un furnizor cu care ai contract în derulare poate fi dizolvat. Pentru relațiile comerciale cu expunere mare — livrări pe credit, contracte pe termen lung, avansuri — o verificare periodică costă mult mai puțin decât o creanță nerecuperabilă. Am scris despre acest obicei în articolul despre verificarea periodică a datelor din ONRC.
Datele oficiale despre starea firmelor provin din registrul comerțului, ținut de Oficiul Național al Registrului Comerțului, și sunt actualizate pe baza înregistrărilor efectuate de cele 42 de oficii teritoriale de pe lângă tribunale.
Ai nevoie de documentul de la ONRC?
Poți comanda un certificat constatator online direct de pe prima pagină: introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul semnat electronic de ONRC pe e-mail, în circa 3 minute. Fără cont pe portalul ONRC și fără drum la ghișeu.
