Dacă ai căutat ce tipuri de certificate constatatoare eliberează ONRC, probabil ai găsit liste cu trei sau patru documente diferite, fiecare cu „alt nivel de informații”. Este cea mai răspândită confuzie legată de acest document, iar în practică duce la comenzi greșite și la drumuri degeaba. Realitatea este mai simplă.
ONRC eliberează un singur certificat constatator
Registrul Comerțului nu are variante „sărace” și „bogate” ale acestui document. Certificatul constatator este unul singur și conține întotdeauna aceleași categorii de informații despre firmă:
- denumirea, numărul de ordine în registrul comerțului, codul unic de înregistrare și identificatorul unic la nivel european (EUID);
- forma juridică, durata de funcționare și starea firmei;
- sediul social, sediile secundare și punctele de lucru declarate;
- activitatea principală și activitățile secundare, precum și activitățile și sediile autorizate;
- capitalul social, asociații sau acționarii și participarea fiecăruia;
- administratorii, puterile conferite și, după caz, cenzorii sau auditorii financiari;
- cei cinci indicatori din ultimele situații financiare anuale depuse;
- alte mențiuni, cum sunt măsurile asigurătorii sau condamnările penale.
De aici vine și prima concluzie practică: dacă o instituție ți-a cerut un certificat constatator „extins” sau „detaliat”, nu trebuie să cauți un alt produs. Acestea nu sunt denumiri oficiale ONRC, ci felul în care se referă lumea la certificatul constatator obișnuit. Documentul pe care îl primești le acoperă pe amândouă, pentru că activitățile autorizate și sediile secundare fac parte din el în mod standard.
Ce alegi de fapt atunci când comanzi: scopul
Diferența dintre variantele pe care le vezi în formulare nu este cantitatea de informație, ci scopul pentru care ceri documentul. Scopul se declară în cererea adresată ONRC, apare tipărit pe certificat și este exact ce verifică instituția care ți l-a solicitat. Un certificat emis „pentru informare” și unul emis „pentru accesare fonduri” conțin aceleași date despre firmă, dar nu sunt interschimbabile în fața celui care le cere.
Cele mai frecvente scopuri sunt următoarele.
1. Certificatul constatator de bază
Este varianta potrivită în majoritatea situațiilor: deschiderea unui cont bancar sau a unui credit, autentificarea unor acte la notar, un contract comercial, un dosar de leasing, o licitație publică, o solicitare de la ANAF sau un dosar în instanță. Dacă nu ți s-a spus explicit altceva, acesta este documentul cerut.
2. Certificatul constatator pentru fonduri IMM
Se alege când documentul intră într-un dosar de finanțare — fonduri europene, PNRR, AFIR, APIA, granturi sau programe naționale pentru întreprinderi mici și mijlocii. Finanțatorii verifică scopul declarat, așa că un certificat emis pentru informare poate fi respins într-un astfel de dosar chiar dacă datele din el sunt corecte și la zi.
3. Certificatul constatator pentru insolvență
Este varianta cerută în procedurile de insolvență, lichidare sau radiere, atât de practicienii în insolvență, cât și de instanță. La fel ca mai sus, ceea ce contează este scopul declarat, nu un conținut diferit.
4. Certificatul constatator pentru Casa de Asigurări de Sănătate
ONRC eliberează și o variantă distinctă, solicitată de casele de asigurări de sănătate, din care să reiasă funcția și calitatea unei persoane în cadrul unuia sau mai multor profesioniști. Aceasta este singura variantă cu o structură proprie, diferită de certificatul constatator obișnuit, și se obține prin ghișeu, e-mail, fax sau poștă, nu prin serviciul online.
Ce s-a întâmplat cu furnizarea de informații
Listele care vorbesc despre patru tipuri de certificate includ, de regulă, și „certificatul pentru furnizare de informații”. A existat ca document separat, dar nu se mai eliberează pe cont propriu: informațiile pe care le conținea — codurile CAEN principal și secundare, activitățile și sediile autorizate, sediile secundare, filialele și punctele de lucru, drepturile de proprietate, indicatorii financiari — au fost preluate în certificatul constatator.
Practic, dacă un formular mai vechi sau o instituție care nu și-a actualizat documentația îți cere „o furnizare de informații”, documentul pe care trebuie să îl comanzi este certificatul constatator. Sunt aceleași date, într-un singur document.
Ce nu conține certificatul constatator
Un singur lucru rămâne în afara lui: beneficiarii reali. Aceștia sunt înregistrați într-un registru separat, Registrul Beneficiarilor Reali, iar extrasul se comandă distinct, ca situație la zi sau ca raport istoric. Dacă ți s-au cerut ambele documente, sunt două solicitări diferite — beneficiarii reali nu apar în certificatul constatator, iar datele firmei nu apar în extrasul de beneficiari reali.
Cum alegi corect, în două întrebări
Înainte să comanzi, merită să clarifici doar două lucruri cu instituția care ți-a cerut documentul:
- În ce scop îi trebuie — informare generală, dosar de finanțare sau procedură de insolvență. Asta determină varianta pe care o alegi.
- Cât de recent trebuie să fie — legislația nu prevede un termen fix de valabilitate, pentru că documentul atestă starea firmei la momentul emiterii. În practică, băncile și instituțiile publice cer un certificat din ultimele 30 de zile, iar unele licitații și programe de finanțare acceptă maximum 15 zile.
Cu aceste două răspunsuri, alegerea este imediată. Iar dacă ți s-a cerut ceva formulat ambiguu — „un constatator detaliat”, „un extins”, „o furnizare de informații” — toate trei se rezolvă cu același document.
Ai nevoie de documentul de la ONRC?
Poți solicita certificatul constatator online direct de pe prima pagină: introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul semnat electronic de ONRC pe e-mail, în circa 3 minute. Fără cont pe portalul ONRC și fără drum la ghișeu.
